Il focal point italiano di EFSA ha pubblicato la traduzione italiana delle best practice per comunicatori di crisi alimentari "How to communicate during food or feed safety incidents", pubblicato da EFSA nel 2023.
Le raccomandazioni si rivolgono a tutti coloro che comunicano (direttamente o indirettamente) con il pubblico esterno durante un incidente o una crisi legata agli alimenti o ai mangimi.
Sono pensate soprattutto per le organizzazioni degli Stati membri dell’UE responsabili della valutazione e/o gestione della sicurezza alimentare e dei mangimi, ma possono essere utili anche ad altre organizzazioni pubbliche interessate.
In termini generali, una crisi è un evento che minaccia di avere importanti e durevoli ripercussioni negative sulla reputazione, la situazione finanziaria o le prospettive future dell'organizzazione.
Ad esempio, tra le tipologie di crisi cui potremmo doverci confrontare nel periodo attuale è certamente possibile annoverare i cyberattacchi.
Durante una crisi, la posta in gioco è estremamente alta, e una risposta comunicativa sbagliata ha un potenziale distruttivo per l’organizzazione. Tuttavia, se si prendono le giuste decisioni, una crisi può essere volta a vantaggio dell’organizzazione e trasformarsi in un’opportunità.
La definizione di crisi può variare da paese a paese e da istituzione a istituzione.
L’EFSA, in consultazione con la rete degli esperti di comunicazione (Communications Experts Network - CEN), ha elaborato le raccomandazioni per incoraggiare l’adozione uniforme delle migliori prassi durante gli incidenti connessi al mandato dell’EFSA.
L’obiettivo è quello di fornire raccomandazioni pratiche e chiare per la comunicazione con il pubblico esterno durante un incidente legato agli alimenti o ai mangimi.
Il documento fornisce anche un kit di strumenti pratici (Allegato I) contenente una serie di modelli, checklist e materiali che possono essere adattati al contesto dell'organizzazione e utilizzati per la comunicazione di crisi. Il primo documento è una guida di riferimento rapido che può essere utilizzata come checklist per le comunicazioni durante un incidente o una situazione di crisi.
L'attività di comunicazione durante un incidente dovrebbe seguire i sei seguenti principi:
- Assumete il controllo della comunicazione in merito alla situazione, anche se i fatti sono ancora incerti. Questo contribuirà a prevenire la diffusione di informazioni false o inesatte.
- Comunicate con rapidità e regolarità a tutela della salute umana
- Individuate i soggetti a cui dovete comunicare e le modalità attraverso cui raggiungerli
- Siate chiari e trasparenti
- Non sottovalutate mai il possibile impatto dell’incidente
- Collaborazione – ricordate che le crisi non si fermano ai confini internazionali.